در بسیاری از شرکتها و مراکز تجاری معمولا" نیاز میشود که برخی اسناد و البته عمدتا" چک قابل وصول یا برگشتی را جهت نقد کردن یا پیگیری وصول یا پرداخت به سایرین در اختیار تحصیلدار یا سایر پرسنل قرار می‌دهند.
در چنین مواقعی روال صحیح بر این است که بصورت دستی یا صدور از نرم افزار حسابداری چک به فرد تحویل گیرنده واگذار شود ؛ ولی از آنجا که ممکن است ثبت این فرآیند گردش مالی غیر ضروری در سیستم اضافه کند معمولا برای چنین تحویلهایی ترجیح داده میشود که از ثبت نرم افزاری احتراز شود.
از طرف دیگر همواره ممکن است تحویل دهنده در حجم کاری بالا چنین تحویلی را فراموش کند، یا تحویل گیرنده سهل انگاری نموده و دریافت چنین چکی را از خاطر برده و حتی آن را مفقود کند ( طبق تجربه موارد بسیاری وجود داشته است ) .
بنابراین آماده داشتن فرمی که در هنگام تحویل این قبیل اسناد به امضاء تحویل گیرنده برسد و قابلیت پیگیری و استناد داشته باشد بسیار مفید خواهد بود .
